Whistleblowing

Whistleblowing-ilmoituspalvelu

Luotettavuutemme ja pitkäaikainen menestyksemme rakentuvat eettisesti kestävään toimintaan, jonka perusperiaatteet on kirjattu hyvän liiketavan periaatteisiimme. Edellytämme koko organisaation ja kaikkien työntekijöidemme sekä Springvestin lukuun toimivien asiamiesten noudattavan työssään yhtiön eettisiä periaatteita sekä lainsäädäntöä.

On tärkeää, että jokainen ilmoittaa epäilemästään mahdollisesta väärinkäytöksestä, joka ei kuulu organisaatiomme hyvän liiketavan periaatteiden mukaiseen toimintaan. Siksi olemme ottaneet käyttöön ilmoituskanavan, jonne voi ilmoittaa yhtiössä mahdollisesti havaitusta vastuuttomasta toiminnasta tai väärinkäytöksestä.

Näin saamme mahdollisuuden estää tai oikaista kaikki väärinkäytökset. Sinulla ei tarvitse olla todisteita epäilystesi tueksi, mutta ilmoitukset pitää tehdä hyvässä uskossa.

Springvestiläiset, Springvestin lukuun toimivat asiamiehet ja muut yhtiön sidosryhmät voivat ilmoittaa Springvestin yleisten toimintaperiaatteiden vastaisesta toiminnasta yhtiön muiden kanavien lisäksi Springvestin anonyymin ilmoituskanavan kautta. Tätä ylläpitää ulkopuolinen kumppani WhistleB.

Huomioithan että ilmoituskanavassa ei käsitellä asiakasreklamaatioita, häiriöilmoituksia tai yleisiä HR-asioita.

Ilmoituskanavaan pääsee esimerkiksi tietokoneelta, tabletilta ja älypuhelimelta.

Nimettömän ilmoittamisen mahdollistava kanava

Whistleblowing-palvelun kuvaus ja ohjeet

Springvest pyrkii ylläpitämään avointa ja luottamuksellista liiketoimintaympäristöä ja korkeaa liiketoimintaetiikkaa. Whistleblowing-ilmoituspalvelumme tarjoaa mahdollisuuden ilmoittaa organisaation epäillyistä väärinkäytöksistä luottamuksellisesti.

Se on tärkeä työkalu riskien vähentämiseksi ja luottamuksen ylläpitämiseksi, koska se auttaa meitä havaitsemaan mahdolliset väärinkäytökset ja reagoimaan niihin varhaisessa vaiheessa.

Kuka tahansa voi tehdä whistleblowing-ilmoituksen avoimesti tai nimettömästi.

Whistleblowing-palvelumme voi auttaa meitä tiedostamaan vakavia riskejä, jotka kohdistuvat yksittäisiin henkilöihin, yritykseen, yhteiskuntaan tai ympäristöön. Sen puitteissa käsitellään tiedot vakavista väärinkäytöksistä, jotka liittyvät seuraaviin aiheisiin:

  • kirjanpito, sisäiset kirjanpitotarkastukset, tilintarkastukset sekä lahjonnan torjunta, pankki- ja talousrikokset tai
  • muut vakavat rikkomukset, jotka liittyvät yrityksen elintärkeisiin etuihin tai yksittäisten henkilöiden elämään tai terveyteen, kuten vakavat ympäristörikokset, suuret puutteet työpaikan turvallisuudessa ja erittäin vakava syrjintä tai häirintä.

Jos asia koskee tyytymättömyyttä työpaikalla tai johonkin muuhun asiaan liittyvää väärinkäytöstä, ota yhteyttä esimieheesi tai Springvestin Compliance officeriin, koska näitä asioita ei voi tutkia whistleblowing-prosessin yhteydessä.
Raportoijalla ei tarvitse olla vankkoja todisteita väärinkäytöksestä ennen epäilystä ilmoittamista. Ilmoitukset tulisi kuitenkin tehdä rehellisesti ja vilpittömässä mielessä. Whistleblowing-ilmoituspalvelun väärinkäyttö on vakava rikkomus.

Voit ilmoittaa huolenaiheesta eri tavoin:

Vaihtoehto 1 (työntekijä) – ilmoitus omalle esimiehelle

Yhtiöön liittyvissä epäilyksissä yhtiön työntekijöiden tulisi ensisijaisesti ottaa yhteyttää omaan esimieheen.

Vaihtoehto 2 (työntekijä) – ilmoitus muulle johdolle tai Compliance – vastaavalle

Työntekijä voi ilmoittaa asiasta yhtiön muulle johdolle tai compliance-vastaavalle halutessaan tai jos epäily koskee hänen esihenkilöään.

Vaihtoehto 3 (sidosryhmät) – ilmoitus compliance-vastaavalle

Sidosryhmään kuuluva voi ottaa yhteyttä yhtiön compliance-vastaavaan osoitteeseen compliance@springvest.fi.

Vaihtoehto 4 (työntekijä ja sidosryhmät) – ilmoitus raportointikanavan kautta

Ilmoita nimettömästi tai omalla nimelläsi luottamuksellisesti ilmoituskanavatiimille ilmoituskanavapalvelun kautta.

Kannustamme kaikkia epäilyksistään ilmoittavia kertomaan henkilöllisyytensä avoimesti. Kaikki saadut ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.

Jos kuitenkin haluat pysyä nimettömänä, voit tehdä nimettömän ilmoituksen.

Nimettömän ilmoittamisen mahdollistavaa whistleblowingkanavaa hallinnoi ulkopuolinen palveluntarjoaja WhistleB (by Navex). Kaikki viestit salataan.

WhistleB turvaa ilmoituksen lähettäneen henkilön nimettömyyden poistamalla kaikki metatiedot, kuten IP-osoitteet. Ilmoituksen lähettänyt henkilö pysyy nimettömänä myös jatkokeskustelussa ilmoituksen käsittelijöiden kanssa.

Ilmoituskanavatiimi

Vain nimetyillä ilmoituskanavatiimin jäsenillä on pääsy ilmoituksiin Springvestin raportointikanavan kautta. Heidän toimintansa tallennetaan lokiin, ja kaikki toiminta on luottamuksellista. Selvitysprosessin aikana tiimi voi pyytää tarpeellisiksi katsomiaan tietoja ja asiantuntemusta muilta henkilöiltä. Näillä henkilöillä on pääsy käsittelyn kannalta olennaisiin tietoihin, ja luottamuksellisuus koskee myös heitä.
Jos henkilö ilmoittaa väärinkäytösepäilystä suoraan esimiehelle tai ilmoituskanavatiimille omissa nimissään, ilmoitusta käsitellään näiden ohjeiden mukaisesti. Springvestin ilmoituskanavatiimiin kuuluvat

  • compliance-vastaava
  • lakiasiainjohtaja.

Ilmoituksen vastaanottaminen

Ilmoituksen saatuaan ilmoituskanavatiimi päättää sen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Jos ilmoitus hyväksytään, ryhdytään asianmukaisiin toimenpiteisiin tutkimusta varten. Katso alta kohta Tutkinta.

Whistleblowing-tiimi voi hylätä ilmoituksen, jos

  • väitetty väärinkäytös ei kuulu ilmoituskanavapolitiikan mukaisesti ilmoitettaviin asioihin
  • ilmoitusta ei ole tehty vilpittömässä mielessä tai se on ilkeämielinen
  • saatavilla ei ole riittävästi tietoa, jotta lisätutkimus olisi mahdollista
  • ilmoituksessa esitetty asia on jo ratkaistu.

Jos ilmoitus sisältää asioita, jotka eivät kuulu ilmoituskanavaohjeiden soveltamisalaan, ilmoituskanavatiimin tulee ryhtyä asianmukaisiin toimiin ongelman ratkaisemiseksi.

Ilmoituskanavatiimi lähettää vastaanottoilmoituksen seitsemän (7) päivän sisällä ilmoituksesta ja antaa palautetta kolmen (3) kuukauden kuluessa ilmoituksen saamispäivästä.

Älä sisällytä ilmoitukseen ketään henkilöitä koskevia arkaluonteisia tietoja, elleivät ne ole tarpeen huolenaiheen kuvailemisen kannalta.

Tutkinta

Kaikkiin ilmoituksiin suhtaudutaan vakavasti ja näiden whistleblowing-ohjeiden mukaisesti.

  • Ilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä ei pyritä tunnistamaan millään tavalla.
  • Ilmoituskanavatiimi esittää tarvittaessa jatkokysymyksiä nimettömän ilmoituskanavan kautta.
  • Ilmoituksen tutkimukseen ei osallistu henkilö, jota epäily koskee tai jolla on yhteyksiä siihen.
  • Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.

Ilmoittajan suojelu, kun kyseessä on ei-nimetön ilmoituskanavailmoitus

Jos raportoija ilmaisee aidon epäilyn, hän ei ole vaarassa menettää työtään eikä kärsi minkäänlaisia seuraamuksia tai henkilökohtaisia haittoja ilmoituksen seurauksena. Ei ole merkitystä, erehtyykö raportoija, jos hän toimii vilpittömin mielin.

Tarkoituksenmukaisuuden puitteissa ei-anonyymille raportoijalle tiedotetaan tutkimuksen väitteitä koskevista tuloksista samalla kuitenkin huomioiden niiden henkilöiden yksityisyys, joita vastaan väitteet on esitetty sekä muut luottamuksellisuuteen liittyvät seikat.
Rikoksista syytettäessä raportoijalle ilmoitetaan, että hänen henkilöllisyytensä voidaan joutua paljastamaan oikeudenkäyntien yhteydessä.

Henkilötietojen käsittely

Ilmoituskanavapalvelu saattaa kerätä henkilötietoja ilmoituksessa määritetystä henkilöstä, ilmoituksen lähettävästä henkilöstä (jos ilmoitusta ei lähetetä nimettömästi) ja mahdollisista kolmansista osapuolista tutkiakseen eettisten ohjeidemme tai sisäisten sääntöjemme vastaisia epäiltyjä väärinkäytöksiä ja epäsopivaa käyttäytymistä.

Tämä käsittely perustuu oikeutettuun etuun estää maineeseen kohdistuvat riskit ja edistää eettistä liiketoimintaa.

Ilmoituksen ja tämän käsittelyn alaiset faktat näkee vain valtuutettu henkilö, joka käsittelee kyseisiä tietoja luottamuksellisesti. Asianosaisilla on oikeus tutustua heitä itseään koskeviin tietoihin ja vaatia tarkistuksia tai tietojen poistamista, jos tiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita, paikallisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Nämä oikeudet voidaan kumota tärkeämmillä turvaamistoimenpiteillä, joiden avulla pyritään estämään todisteiden tuhoaminen tai tapauksen tutkinnan ja käsittelyn muunlainen estäminen.

Jos sinulla on kysyttävää tai haluat tehdä valituksen, lähetä pyyntösi osoitteeseen info@springvest.fi.

Tietojen poistaminen

Whistleblowing-ilmoituksiin ja selvitysasiakirjoihin sisältyvät henkilökohtaiset tiedot poistetaan selvityksen valmistuessa, ellei henkilötietojen säilyttämistä vaadita muissa sovellettavissa laeissa. Tiedot poistetaan pysyvästi viiden (5) vuoden kuluttua selvityksen valmistumisesta.

Arkistoitavat selvitysasiakirjat ja ilmoituskanavan kautta tehdyt ilmoitukset on anonymisoitava yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti, eivätkä ne saa sisältää henkilötietoja, joiden perusteella henkilön voi tunnistaa joko suoraan tai epäsuorasti.

HENKILÖTIETOJEN REKISTERINPITÄJÄ:
Springvest Oyj, os. Siltasaarenkatu 8–10, 00530 Helsinki

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄ:

WhistleB Whistleblowing Centre Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-111 64 Tukholma) vastaa ilmoituskanavasovelluksesta, mukaan lukien salattujen tietojen, kuten ilmoituskanavailmoituksien, käsittelystä.
WhistleB tai sen alihankkijat eivät pysty purkamaan viestien salausta ja lukemaan ilmoituksia. Täten WhistleB:llä tai sen alihankkijoilla ei ole pääsyä luettavaan sisältöön.

5. Whistleblowing-ohjeiden lailliset perusteet

Tämä käytäntö perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen, EU:n ilmoittajien suojelua koskevaan direktiiviin ja ilmoittamista koskevaan kansalliseen lainsäädäntöön.

6. Henkilötietojen siirto ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja säilytetään EU:n sisällä. Henkilötietojen siirto Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle on yleisesti kielletty, paitsi mikäli käytetään erityisiä toimia suojaamaan tiedot.

Springvest Oyj
Osoite: Siltasaarenkatu 8–10, 00530 Helsinki
Puhelin: 09 315 46989
Sähköposti: info@springvest.fi
Y-tunnus 2492165-6

Ohje tarkastettu 3.2.2025.